公布日期：2026-03-24 發布單位： 資訊科  

政府資訊，定義上十分空泛，「政府資訊，指政府機關於職權範圍內作成或取得而存在於文書、圖畫、照片、磁碟、磁帶、光碟片、微縮片、積體電路晶片等媒介物及其他得以讀、看、聽或以技術、輔助方法理解之任何紀錄內之訊息。」基本上所有職務上作成、取得之訊息都屬於政府資訊範疇。
檔案，定義上相比要明確限縮的多，「指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。」值得注意的是，檔案也可以包含非文字資料，基本上只要能夠完成歸檔，就屬於檔案法之檔案定義範疇。
政府資訊與檔案法均允許人民申請閱覽、複製等使用，政府資訊公開法第18條有9款應限制或不予公開：「
一、經依法核定為國家機密或其他法律、法規命令規定應秘密事項或限制、禁止公開者。
二、公開或提供有礙犯罪之偵查、追訴、執行或足以妨害刑事被告受公正之裁判或有危害他人生命、身體、自由、財產者。
三、政府機關作成意思決定前，內部單位之擬稿或其他準備作業。但對公益有必要者，得公開或提供之。
四、政府機關為實施監督、管理、檢（調）查、取締等業務，而取得或製作監督、管理、檢（調）查、取締對象之相關資料，其公開或提供將對實施目的造成困難或妨害者。
五、有關專門知識、技能或資格所為之考試、檢定或鑑定等有關資料，其公開或提供將影響其公正效率之執行者。
六、公開或提供有侵害個人隱私、職業上秘密或著作權人之公開發表權者。但對公益有必要或為保護人民生命、身體、健康有必要或經當事人同意者，不在此限。
七、個人、法人或團體營業上秘密或經營事業有關之資訊，其公開或提供有侵害該個人、法人或團體之權利、競爭地位或其他正當利益者。但對公益有必要或為保護人民生命、身體、健康有必要或經當事人同意者，不在此限。
八、為保存文化資產必須特別管理，而公開或提供有滅失或減損其價值之虞者。
九、公營事業機構經營之有關資料，其公開或提供將妨害其經營上之正當利益者。但對公益有必要者，得公開或提供之。」
檔案法第18條則有7款得拒絕申請事由「
一、有關國家機密者。
二、有關犯罪資料者。
三、有關工商秘密者。
四、有關學識技能檢定及資格審查之資料者。
五、有關人事及薪資資料者。
六、依法令或契約有保密之義務者。
七、其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。」

雖然說督察體系往往有先射箭後畫靶的嫌疑，為機關先行擬定准駁答案，查找法源依據。受理民眾申請時往往民眾未具申請書，可以依此駁回，惟民眾尚可補正，基本上高機率還要再受理一次，為避免浪費紙張等行政資源，查找法律依據後直接回復申請人。這時明顯感覺到政府資訊公開法真是不夠好用，例如人事資料、員警密錄器，這種在政府資訊公開法無法找到合適理由拒絕，交通取締案件則是可能涉及第18條第4款的取締資訊而限制或不予公開。
人事資料部分，舉凡組織、編制、官等、俸給、職務等階及官職之任免、遷調、服務、請假、獎懲、考績、退休及撫卹，均屬人事資料範疇，於歸檔管理後即可依檔案法第18條第5款得拒絕提供人民申請閱覽、抄錄等。
其他在政府資訊公開法及檔案法限制範圍外部分，尚可能涉及警察職權行使法第18條限制「警察依法取得之資料對警察之完成任務不再有幫助者，應予以註銷或銷毀…應註銷或銷毀之資料，不得傳遞，亦不得為不利於被蒐集對象之利用。」有趣的是警職法對於微型攝影機影音保存無明文規定，依據警職法第18條屬於應予註銷、銷毀之資料，警察機關執勤使用微型攝影機及影音資料保存管理要點(行政規則)又說要保存一個月，行政規則牴觸法律，宜促請修法，明文授權使用微型攝影機之依據。無論保存期限如何，均尚難認定提供涉及第三人之微型攝影機影音資料提供予陳情人/申請人屬於「利於被蒐集對象之利用」之情形。
在涉及第三人之情況下，尚需考量個人資料保護法第10條第3款：「公務機關或非公務機關應依當事人之請求，就其蒐集之個人資料，答覆查詢、提供閱覽或製給複製本。但妨害該蒐集機關或第三人之重大利益者，不在此限。」復依最高法院 102 年度台抗字第 939 號民事裁定見解略以：「錄音含有參與活動之人之聲紋及情感活動等內容，交付錄音光碟或數位錄音涉及其人格權等基本權之保障，應以法律明文規定或由法律明確授權。」爰微型攝影機影音聲紋資料亦屬上揭人格權等基本權之保障範圍，至於保護法益是否屬於重大利益，查涉及國家安全或重大利益公務人員特殊查核辦法等法規尚查無重大利益之明確解釋，應為不確定法律概念，倘無司法機關判決敘明該權利非第三人重大利益，即為行政機關之判斷餘地。
簡言之，人民申請閱覽相關資料需考量政府資訊公開法、檔案法、警察職權行使法、個人資料保護法等相關規定，對於有疑慮之申請案件，倘無相關前例可稽，宜從嚴審核，以免侵害機關或第三人之重大利益。